Obieg dokumentów elektronicznych w urzędach jednostek samorządu terytorialnego

Jednym z celów jaki został wyszczególniony w dokumencie ePolska 2006 jest usprawnienie działania administracji poprzez szersze zastosowanie narzędzi wykorzystujących technologie informacyjne i komunikacyjne , w tym zastępowanie papierowego obiegu informacji obiegiem elektronicznym .


Jednostki samorządowe w swych budżetach przewidują spore środki na wdrożenia systemów obiegu dokumentów elektronicznych. Pozycje te są wyspecyfikowane jako informatyzacja urzędu lub też w sposób bardziej szczegółowy jako wdrożenie konkretnego systemu obiegu dokumentów elektronicznych .
Zastosowanie tych systemów w założeniach ma przynieść poprawę wielu parametrów pracy urzędu. Są to kategorie czysto ekonomiczne : zmniejszenie ilości godzin pracy danego urzędnika, średni czas załatwiania danej decyzji czy chociażby ograniczenie wydatków na materiały biurowe. Można tu również wskazać innego rodzaju kategorie nieekonomiczne, które trudno wyrazić finansowo: skrócenie czasu oczekiwania na decyzję, liczba załatwionych spraw, zmniejszenie ilości decyzji nieuzasadnionych i wzrost zadowolenia interesantów.
Poprzez poprawne wdrożenie system ten porządkuje procesy przepływu dokumentów – zarówno wysyłania jak i odbierania. Użytkownik systemu po zalogowaniu się ma do dyspozycji spersonalizowaną stronę na której widzi dokumenty jakie do niego trafiły. Dostępna jest ich historia, rejestr zmian wraz z ich autorami, czas pozostały do zakończenia sprawy. Istotą tej klasy systemów jest nadawanie określonych uprawnień użytkownikom, które pozwalają wykonywać tylko te operacje jakie zostały wcześniej zdefiniowane i przypisane do danej grupy użytkowników. Pracownik sekretariatu może wówczas nadać sprawie jedynie określony numer i przesłać do właściwej osoby, kierownik zaś może jedynie zaakceptować i wysłać na zewnątrz .
Opisana kolejność działań wynika z pewnej sekwencji technologicznej, składających się na fazy procesu informacyjnego: generowanie, gromadzenie, przechowywanie, transmisja, transformacja, udostępnianie, interpretacja i wykorzystanie informacji. Na każdą fazę procesu mogą mieć wpływ pewne klasy cech informacji. Informacje te są o cechach pożądanych bądź nie, jednakże ich kolekcje pozwalają na wyodrębnienie klas cech pożądanych i określenie ich kosztochłonności. W związku z tym jednostki samorządowe w swych wyborach, podobnie jak jednostki gospodarcze, powinny zwracać uwagę na poziom kosztów działań , szczególnie gdy zarządzane są w oparciu o metody wspomagające sterowanie procesami.
Z wdrożeniem systemu obiegów dokumentów bardzo często odbywa się również proces wdrażania systemów zarządzania jakością. Są to systemy oparte o rozwiązania klasy ISO lub też inne oparte na metodach dążenia do doskonałości. Często system ten narzucany jest z góry.
Ważnym aspektem związanym z wdrażaniem dokumentów elektronicznych jest stworzenie odpowiednich rozwiązań technicznych i prawnych umożliwiających ich archiwizację. 12 czerwca 2007 r. zaczyna obowiązywać rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzenia
i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych. Przepisy rozporządzenia nakładają na urzędy gminne nowe obowiązki przy elektronicznym sporządzaniu
i przetwarzaniu dokumentów.
Od 18 maja 2007 r. dokumenty elektroniczne świadczące o działalności wykonywanej przez urzędy administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, powinny być archiwizowane w systemie teleinformatycznym. Zgodnie z § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, dokumenty elektroniczne świadczące o wykonywaniu działalności urzędów administracji publicznej, powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym .
Wszystkie urzędy mają obowiązek prowadzenia wykazu rodzajów takich dokumentów ewidencjonowanych, które powinny być podzielone na: materiały archiwalne oraz inne dokumenty nie stanowiące materiałów archiwalnych, które mogą podlegać brakowaniu po upływie okresu ich przechowywania.
Stosownie do treści § 4 ust 1 rozporządzenia w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi, wraz z dokumentami ewidencjonowanymi, przechowuje się ich metadane lub wskazanie na te metadane, jeżeli zapewnia ono stałe przyporządkowanie metadanych aktualnych w dniu wytworzenia dokumentu.
Według § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych , metadanymi jest zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie. Dokumenty elektroniczne zapisuje się w strukturze umożliwiającej automatyczne wyodrębnienie treści dokumentu oraz poszczególnych metadanych, a przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej sporządza się w formacie XML.
Zgodnie z art. 39 KPA , doręczenie np. pism i dokumentów może następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeżeli strona wystąpiła do organu administracji publicznej o doręczenie albo wyraziła zgodę na doręczenie jej pisma za pomocą tych środków. Sporządzone przez organy administracji publicznej pisma
w formie dokumentów elektronicznych powinny zostać opatrzone danymi pozwalającymi na ustalenie ważności certyfikatów kwalifikowanych w momencie złożenia bezpiecznego podpisu elektronicznego oraz czasu dokonania jego weryfikacji .
Wzorzec formularza elektronicznego powinien być sporządzony zgodnie z przepisami art. 39 KPA. Nie może się różnić znacznie od wersji papierowej. Obowiązkowym formatem jest tu XML, niezbędne jest opatrzenie bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby upoważnionej na mocy odrębnych przepisów do podpisywania aktu normatywnego i znakowanie czasem (datą). Oczywiście będzie istniała możliwość wprowadzenia danych służących do wnoszenia podań z wykorzystaniem cech informatycznych. Określone są one dokładnie i szczegółowo w rozporządzeniu Rady Ministrów z 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej .
W celu udostępniania odbiorcom wzorców formularzy elektronicznych MSWiA prowadzić będzie tzw. centralne repetytorium (zbiór) pism w formie dokumentów elektronicznych. Organy władzy publicznej będą miały obowiązek przekazywać wszystkie formularze elektroniczne do takiego zbioru danych .
Rozporządzenie w sprawie sporządzenia i doręczenia w formie dokumentów elektronicznych umożliwi archiwizowanie dokumentów elektronicznych, które coraz częściej posiadają znaczenie dowodowe lub historyczne. W celu ich zachowania i należytego przechowywania, wszystkie e-dokumenty świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów (w tym m.in. organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych), powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, będą podlegać ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym . System będzie stanowił dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt .
E-dokumenty będą przechowywane w systemie teleinformatycznym przez 10 lat (w systemach tradycyjnych 25 lat). Potem będą przekazywane w wieczyste przechowanie do archiwów. W związku z tym każdy podmiot, który realizuje załatwianie spraw za pomocą e-dokumentów, będzie musiał opracować i wprowadzić odpowiednie procedury długotrwałego ich przechowywania, które zgodnie z rozporządzeniem „mają uwzględniać bieżący stan wiedzy i technologii, a także migracji dokumentów na nowe nośniki danych w przypadku zaistnienia takiej potrzeby”.
Rozporządzenie umożliwia więc zastępowanie w przyszłości części dokumentacji papierowej, dokumentacją elektroniczną, co ma „odciążyć” przepełnione archiwa wielu urzędów. Problem jednak w tym, że w przeciwieństwie do niewielkich kosztów przechowywania teczek z aktami, przechowywanie dokumentacji elektronicznej będzie wymagało stałych wydatków na utrzymanie i ciągłe unowocześnianie systemu teleinformatycznego.
Należy również zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia nie wymuszają zastępowania dokumentami elektronicznymi dokumentów tradycyjnych przez każdy podmiot wytwarzający dokumentację, stwarzają jedynie podstawy do tego, aby takie zastąpienie było możliwe.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>